5 Persiapan Penting Dalam Menyelenggarakan Event.. like a pro
Ketika akan menyelenggarakan sebuah event, ada banyak hal yang perlu di persiapkan termasuk perencanaan yang matang. Sebagian besar orang akan menggunakan jasa EO (event organizer). Namun sebenarnya menyiapkan event tidak akan sesulit yang Anda bayangkan. Anda bisa merancang sebuah event layaknya seorang profesional. Ada 5 tahapan persiapan yang harus Anda perhatikan untuk membuat event yang keren dan menginspirasi tamu yang datang di event. Berikut uraiannya.
1. Pembentukan Tim
Anda tidak mungkin mengerjakan semua tahapan melaksanakan event sendirian. Tentu Anda memerlukan tim yang solid dan dapat diandalkan satu sama lain. Tipsnya adalah Anda bisa mengajak teman atau saudara untuk bergabung yang Anda sudah tahu karakteristik orang yang akan bergabung di tim Anda. Tim yang akan menjalankan event cukup dari kalangan orang terdekat Anda. Untuk jumlahnya jangan terlalu banyak karena akan sulit ketika berkoordinasi. Intinya harus solid dan mau bekerja keras untuk kesuksesan event.
Layaknya EO, setiap anggota sudah memiliki dan mengerti tugasnya masing-masing, dan memahami tanggung jawab terhadap acara yang akan diselenggarakan serta kemudahan komunikasi ketika sebelum dan pada saat event berlangsung sangatlah penting. Selain telepon genggam, walkie talkie juga diperlukan ketika event sedang berlangsung agar komunikasi bisa lebih cepat dan tidak hanya mengandalkan internet dan sinyal. Agar lebih hemat HT / walkie talkie dapat Anda sewa.
2. Menyiapkan konsep dan Mengembangkan ide-ide
Konsep merupakan salah satu bagian penting pada saat akan menyelenggarakan event. Konsep yang matang disertai dengan update informasi yang berkembang merupakan kunci dalam kesuksesan event. Maka dari itu, setiap anggota harus menyiapkan ide-ide yang up to date dan lebih sering brainstorming bersama anggota tim lainnya.
Pemanfaatan media sosial dan mesin pencari di internet merupakan langkah yang mudah dan murah untuk menambah wawasan dan mencari referensi untuk membuat event. Media sosial yang bisa dimanfaatkan antara lain Pinterest (banyak gambar dan tips yang inspiratif), Instagram (banyak akun yang memberikan postingan kesuksesan event), facebook, dsb.
3. Menyusun Budgeting dan Menentukan Vendor
Konsep yang sudah matang akan mengarah ke perkiraan pengeluaran untuk sebuah event. Event harus menguntungkan, karena kalau tidak pasti kurang memotivasi penyelenggara, Betul kan? Maka dari itu Anda harus menyusun budgeting secara tepat sasaran. Mulai dari kegiatan sponsorship, dan vendor mana saja yang akan membantu Anda menyukseskan event Anda. Anda yang masih pemula tentu memiliki keterbatasan untuk setiap equipment event yang diperlukan. Solusinya adalah Anda dapat memanfaatkan jasa penyewaan barang untuk event agar budget menjadi lebih hemat.
Vendor yang akan bergabung pastikan mereka memberikan keuntungan bagi event Anda. Anda dan tim perlu memperkenalkan event dengan tegas dan mantap kepada calon vendor agar mereka tertarik dengan penawaran Anda. Proposal diperlukan untuk menunjukan profesionalitas Anda dan tim.
4. Menentukan tempat dan siapa yang akan datang ke event Anda
Lokasi juga termasuk poin penting untuk membuat event Anda sukses dan tidak terlupakan. Penentuan lokasi disesuaikan dengan target audiens yang akan Anda sasar di event ini. Dari mulai konsep, lokasi, dan audiens semuanya harus saling berkaitan satu sama lain.
5. Publikasi Dan Sosialisasi Event
Bagaimanakah membuat orang-orang tahu tentang event yang akan Anda gelar? Tentu Anda harus rajin melakukan kegiatan promosi. Promosi tidak harus selalu memasang banner atau billboard di pinggir jalan apalagi iklan di televisi tentu akan sangat mahal biayanya bagi Anda yang sedang memulai membuat event.
Konsep event yang sudah Anda buat dan segala perencanaan yang matang harus disertai kegiatan promosi yang ekstra. Caranya dengan memanfaatkan perkembangan teknologi saat ini serta upaya marketing word of mouth. Apa itu word of mouth? Pengertian singkatnya yaitu membicarakan suatu produk atau jasa secara mulut ke mulut atau disebut juga referensi dari teman. Word of mouth akan cepat berkembang pada sasaran komunitas.
Sebagai contoh, jika konsep event Anda adalah pertunjukan band indie tentu lokasi yang Anda jadikan tempat event berada di tengah kota dan audiens yang Anda undang adalah siswa sampai mahasiswa. Pemasaran dilakukan melalui komunitas pecinta band indie, dan platform penjualan tiket online yang bisa Anda manfaatkan.
Demikian tips singkat namun gamblang yang dapat dijelaskan oleh Sewa-sewa.com. Semoga event Anda berjalan lancar, sukses, dan tidak terlupakan.
Salam sukses dari Sewa-sewa.com!
