Checklist Persiapan Event yang Harus Anda Tahu!

Source: http://www.paulunderhill.com/event-photography/lifestyle-reportage-event-photographer-gguk12/

Penyelenggaraan sebuah event adalah sebuah pekerjaan yang melibatkan banyak orang dan membutuhkan kerjasama sinergi antar bagian. Secara sederhana bagian bagian penting yang mengkoordinasi pekerjaan terpenting dalam penyelenggaraan event terbagi menjadi beberapa bagian besar antara lain :

• Perijinan

Source: baliberkarya.com

Bagian ini mengurusi pekerjaan yang berhubungan dengan legalitas penyelenggaraan sebuah keramaian yang diatur pada suatu daerah. Misalnya, perijinan yang berhubungan dengan Kepolisian dan pemangku pemerintah daerah setempat tergantung besar kecilnya sebuah event dan peruntukkannya.

• Peralatan dan Perlengkapan

Source: http://rbgroup.co.uk/index.php/equipment-hire/

Sebuah Event Organizer (EO) tidak harus memiliki seluruh perlengkapan pendukung peneyelenggaraan event sendiri. Ada beberapa yang memang harus diadakan sementara yang lainnya bisa dengan menyewa saja. Seperti peralatan panggung, sound system, meja kursi, karpet dan lain-lain yang bisa didapatkan dengan menyewa kepada penyedia jasa sewa barang keperluan event. Namun ada yang harus disediakan dengan pembelian seperti back drop panggung, branding untuk menutup tenda penjualan produk, shop sign, sun blind, bowl pengundian hadiah atau door prize, Moc Up Juara, Spanduk produk dan Acara, Umbul-umbul, Poster yang semuanya dibutuhkan sebagai promo acara untuk mendapatkan pengunjung acara, penonton, maupun peserta lomba. Hal ini berkaitan erat nantinya dengan penghubung antara audience dengan produk yang sedang dipromokan dalam acara tersebut, karena biasanya penyelenggaraan event berkaitan erat dengan promo sebuah produk tertentu baik produk yang sudah dikenal sebelumnya, atau produk baru yang dikeluarkan sebuah brand untuk mengganti produk serupa yang sebelumnya pernah atau sedang digunakan masyarakat.

• Sekretariat Event

Pekerjaan-pekerjaan yang diselesaikan berkaitan dengan administrasi penyelenggaraan event. Bagian ini menyelesaikan tugas-tugas pembuatan surat legalitas, menyiapkan segala sesuatu yang nantinya berhubungan dengan pemuatan form-form pendaftaran lomba, kearsipan perijinan event, menyiapkan proposal untuk berbagi keperluan (dalam pengurusan perijinan, diperlukan proposal yang mampu mengkomunikasikan secara singkat namun jelas agar pihak lain mendapatkan deskripsi sederhana tentang event yang akan diselenggarakan). Proposal ini berisi tentang segala sesuatau yang menjadi sebab mengapa event ini digelar, kapan dan dimana, siapa yang akan menjadi target audience-nya, dan tentu saja bagaimana penggambaran singkatnya event ini akan dilangsungkan. Tujuannya adalah agar nantinya pihak terkait yang akan memberikan ijin mendapat gambaran singkat tentang penyelenggaran event ini sehingga bisa disikapi dengan, misalnya bagaimana pengamanannya, berapa personil yang dibutuhkan, ditempatkan dimana saja, ada tidaknya keterlibatan personil dengan kemampuan khusus. Untuk itu proposal biasanya juga dilengkapi dengan denah layout acara yang diselenggarakan. Disamping itu layout diperlukan juga oleh para vendor (Penyewaan Sound System, dan Panggung) agar memperoleh kejelasan dimana tata letak yang tepat sehingga ada sinkronisasi penyelenggara event dengan vendor lain. Biasanya apabila event akan menggunakan jalan umum, Peta lokasi dimana saja yang akan dilewati akan diminta detail lay out sebagai pedoman misalnya untuk titik penempatan Aparat pengatur lalu lintas dan lain-lain.

• Man Power

Bagian ini menyiapkan berapa orang yang diperlukan untuk penyelenggaran satu event, sekaligus penempatannya, job diskripsinya apa, secara sederhana dibagi kedalam kelompok besar sebagai berikut

• PIC Event

Orang yang akan mengkomunikasikan kebutuhan pemilik Order dengan bagian lain di EO. Tugasnya sangat strategis karena ia harus bisa menjebatani kepentingan Pembuat Order dengan siapapun yang menjadi pic masing masing bagian pekerjaan.

• PIC Panggung

Biasanya disebut dengan Floor Manager/ Stage Manajer tugasnya antara lain menyiapkan Que Card, selembar kertas yang dipakai MC sebagai alas tatakan rundown acara yang pada bagian belakangnya tercetak brand/ logo produk/ nama acara (desainya bisanya menyesuaikan dengan backdrop panggung tempat berlangsungnya acara. Meyakinkan semua yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan diatas panggung berjalan dengan skenario yang sangat detail. Karena itu dibutuhkan satu RUNDOWN yang diatur dengan sangat detail sehingga tidak aada kejadian kekosongan karena pengisi acara yang belum siap, atau belum ada. Rundown biasanya dibuat detail menit demi menitnya dan selalu dikomunikasikan dengan para pendukungnya di arena panggung pekerjaaannya dibantu oleh

• Liason Officer

Pendaping Artis/ pengisi acara diatas panggung, tugas LO menyiapkan segala kebutuhan artis selama berada di arena event. Meyakinkan pengisi acara datang tepat waktu sesuai yang ditetapkan di jadwal Rundownnya, berkomunikasi dengan manajer artis tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan acara di panggung (hanya pada saat di panggung).

• MC

Berkomunikasi dengan PIC panggung tentang Rundown acara di atas panggung, detail acaranya, siapa yang akan naik panggung setelah artis yang pertama tampil. Menyiapkan ad lip pengetahuan produk yang harus dikuasainya sebelum buka mike (istilah untuk pertama kali ngomong di atas stage)

• Sound Man

Source: https://www.sandiegoreader.com/news/2012/jun/06/blurt2/

Berkomunikasi dengan MC dan Stage manager agar yakin segala sesuatu yang diputar sebagai back sound maupun segala sesuatu yang keluar dari alat bunyi sesuai dengan rundown. Soundman berkedudukan di sebuah tempat berisi mixer suara dan lighting yang ditempatkan agak jauh di depan panggung, biasanya disebut dengan FOH (front of house).

• Stage Man

Tugasnya meyakinkan semua peralatan pendukung di atas stage berfungsi dengan baik dan menyiapkan cadangannya apabila satu atau beberapa alat fungsinya harus diganti alat lain. Biasanya ada beberapa stage man yang menyiapkan peralatan diatas stage dan dibagi tugasnya supaya semuanya saling mendukung.

• Runner

Tugasnya mirip seperti pembatu umum yang posisinya disiapkan sebagai pendukung antar bagian yang bekerja ketika sebuah event berlangsung. Posisi ini tergantung tingkat kebutuhan event yang diselenggarakan, artinya semakin besar sebuah event maka akan semakin banyak dibutuhkan runner untuk dibagikan sebagi pendukung masing-masing kelompok kerja event.

• SPG/B

Sales promotion Girl, dalam sebuah event dibutuhkan untuk mendukung penjuaalan apabila ada, atau sekedar membagikan flyer produk. Sebagai brand ambasador, diperlukan pengetahuan produk yang cukup dan memadai tentang detail produk yang dibawanya. Banyak brand yang sengaja menempatkan Sales-nya agar menghemat waktu dan biaya daripada menyiapkan SPG untuk event tersebut, karena biasanya sales reguler lebih banyk menguasai brand dari pada hanya sales event saja. Tetapi ada juga brand yang menyerahkan rekrutmen sementara kepada EO, hanya untuk keperluan event tersebut, dan mereka ditugaskan hanya selama mendukung penyelenggaraan event satu kali.

Semoga dapat memberikan gambaran secara jelas kepada Anda dan dapat mensukseskan event Anda. Salam sukses dari sewa-sewa.com!

Source: http://padukagaul.blogspot.co.id/2012/05/penyelenggaraan-sebuah-event-adalah.html